Obowiązek informacyjny RODO

Poniższa informacja stanowi zwięzły, zrozumiały i przejrzysty skrót informacji zamieszczonych w Polityce Prywatności odnośnie Administratora danych, celu i sposobu przetwarzania danych osobowych oraz Twoich praw w związku z tym przetwarzaniem, w formie wymaganej do spełnienia obowiązku informacyjnego RODO. Szczegóły dotyczące sposobu przetwarzania i podmiotów uczestniczących w tym procesie dostępne są we wskazanej polityce.

Kto jest administratorem danych?

Administratorem Danych Osobowych (dalej Administrator) jest firma "A24 s.c., K. Futyma, D. Maik", prowadząca działalność pod adresem: Fabryczna 16C, 53-609 Wrocław, o nadanym numerze identyfikacji podatkowej (NIP): 8982168721, świadcząca usługi drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu - systemu obsługi zgłoszeń serwisowych "A24 Helpdesk", działającego pod adresem https://zlecenia.a24.com.pl

Jak można skontaktować się z Administratorem danych?

Z Administratorem można skontaktować się w jeden z poniższych sposobów:

Adres pocztowy - A24 s.c., K. Futyma, D. Maik, Fabryczna 16C, 53-609 Wrocław
Adres poczty elektronicznej - biuro@a24.com.pl
Połączenie telefoniczne - (71) 716 44 42
Formularz kontaktowy - dostępny pod adresem: www.a24.com.pl/kontakt

Czy Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych?

Na podstawie Art. 37 RODO, Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych, w tym danych osobowych, należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

Skąd pozyskujemy dane osobowe i jakie są ich źródła?

Dane pozyskiwane są z następujących źródeł:

od osób, których dane dotyczą - podane przy zakładaniu konta, w treści zgłoszenia lub w korespondencji,
z wiadomości e-mail przesłanych na adres Serwisu - w zakresie adresu nadawcy, tematu, treści i załączników,
od pracowników Administratora - gdy zgłoszenie zostało przekazane telefonicznie lub osobiście i zarejestrowane w Serwisie w imieniu osoby zgłaszającej,
od zarządców nieruchomości oraz innych klientów Administratora - w zakresie danych kontaktowych osób, u których ma zostać wykonana usługa.

W przypadku, gdy dane zostały przekazane przez podmiot inny niż osoba, której dotyczą, przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do realizacji zgłoszenia, to jest imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz adres, pod którym ma zostać wykonana usługa.

Jaki jest zakres przetwarzanych przez nas danych osobowych?

W Serwisie przetwarzane są dane osobowe zwykłe. Serwis nie służy do przetwarzania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO.

Dane konta - imię i nazwisko lub nazwa, login, adres e-mail, opcjonalnie nazwa firmy i adres
Dane zgłoszenia - treść zgłoszenia i korespondencji, adres nieruchomości lub instalacji, załączniki, w tym dokumentacja fotograficzna
Dane protokołu - imię i nazwisko oraz podpis osoby odbierającej usługę, złożony na ekranie urządzenia
Dane techniczne - adres IP, identyfikator przeglądarki oraz rodzaj i data operacji wykonanej w Serwisie

Szczegółowy zakres przetwarzanych danych dostępny jest w Polityce Prywatności.

Jakie są cele przetwarzania przez nas danych?

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

Przyjmowanie, rozpatrywanie i realizacja zgłoszeń serwisowych, w tym umawianie i dokumentowanie wizyt serwisowych
Prowadzenie konta Użytkownika w Serwisie i udostępnianie historii jego zgłoszeń
Prowadzenie korespondencji w sprawie zgłoszenia, również za pośrednictwem poczty elektronicznej
Sporządzanie i udostępnianie protokołów wykonania usługi
Udostępnianie zgłoszeń dotyczących danego obiektu zarządcy tego obiektu
Wysyłanie powiadomień o zmianach w zgłoszeniach przypisanych do konta - wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody
Rozpatrywanie reklamacji oraz dochodzenie i obrona przed roszczeniami
Wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i o rachunkowości
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu i danych w nim zgromadzonych

Jakie są podstawy prawne przetwarzania danych?

Serwis gromadzi i przetwarza dane Użytkowników na podstawie:

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- art. 6 ust. 1 lit. a
  osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów - dotyczy powiadomień e-mail o zmianach w zgłoszeniach
- art. 6 ust. 1 lit. b
  przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy - dotyczy realizacji zgłoszenia serwisowego i prowadzenia konta
- art. 6 ust. 1 lit. c
  przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze - dotyczy obowiązków podatkowych i o rachunkowości
- art. 6 ust. 1 lit. f
  przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią
Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)
Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. 2004 nr 171 poz. 1800)
Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204)

Jaki jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora?

Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z wykonanymi usługami - podstawą prawną przetwarzania jest uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na ochronie jego praw
Wykazanie prawidłowości i terminowości realizacji zgłoszeń serwisowych
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, w tym prowadzenie dziennika zdarzeń i przeciwdziałanie nieuprawnionemu dostępowi
Udostępnienie zarządcy nieruchomości informacji o zgłoszeniach dotyczących zarządzanych przez niego obiektów

Administrator nie przetwarza danych w celach marketingowych, nie prowadzi marketingu bezpośredniego, nie ocenia ryzyka ani preferencji Użytkowników i nie prowadzi kampanii reklamowych z wykorzystaniem danych zgromadzonych w Serwisie.

Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do założenia konta i realizacji zgłoszenia serwisowego. Odmowa podania imienia i nazwiska, danych kontaktowych oraz adresu, pod którym ma zostać wykonana usługa, uniemożliwia przyjęcie i realizację zgłoszenia.

Podanie pozostałych danych, w szczególności nazwy firmy oraz zgody na powiadomienia e-mail, jest całkowicie dobrowolne i nie wpływa na możliwość korzystania z Serwisu.

Przez jaki okres przetwarzamy dane osobowe?

Dane konta - przez okres posiadania konta w Serwisie. Po usunięciu konta dane umożliwiające identyfikację są usuwane lub anonimizowane w terminie do 30 dni, z zastrzeżeniem punktów poniżej.
Zgłoszenia serwisowe, korespondencja i protokoły - przez okres współpracy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z wykonanej usługi, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku, w którym zgłoszenie zostało zamknięte. Dokumentacja stanowiąca podstawę rozliczeń przechowywana jest przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Dane przetwarzane na podstawie zgody - do momentu jej wycofania.
Dziennik zdarzeń - przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu oraz wykazania prawidłowości realizacji zgłoszeń.
Kopie zapasowe - dane usunięte z Serwisu mogą pozostawać w kopiach zapasowych do czasu ich nadpisania zgodnie z przyjętym harmonogramem.

W wyjątkowych sytuacjach, w celu zabezpieczenia prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora, okres ten może ulec wydłużeniu, w szczególności w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia zapisów regulaminu Serwisu przez osobę, której dane dotyczą.

Kto jest odbiorcą danych, w tym danych osobowych?

Dane gromadzone w Serwisie nie są przekazywane ani odsprzedawane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Odbiorcami danych mogą być:

Pracownicy i współpracownicy Administratora obsługujący zgłoszenia, w zakresie wynikającym z nadanych im uprawnień
Użytkownicy zarządzający nieruchomością - w zakresie zgłoszeń dotyczących obiektów, którymi zarządzają
Podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa

Przetwarzanie danych może być również powierzone podmiotom realizującym usługi na rzecz Administratora, niezbędne do utrzymania działalności Serwisu. Do podmiotów takich należą:

Dostawca infrastruktury serwerowej, na której działa Serwis
Dostawca poczty elektronicznej, za pośrednictwem której prowadzona jest korespondencja dotycząca zgłoszeń

Czy dane osobowe będą przekazywane poza Unię Europejską?

Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Cała infrastruktura, w której przechowywane są dane Serwisu, znajduje się na terenie Unii Europejskiej.

Serwis nie jest publicznie dostępny - dostęp do zgłoszeń i korespondencji wymaga zalogowania i posiadania odpowiednich uprawnień.

Czy dane osobowe będą podstawą zautomatyzowanego podejmowania decyzji?

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.

Serwis wykonuje automatycznie wyłącznie czynności organizacyjne, takie jak przypomnienie o zbliżającym się terminie przeglądu, ostrzeżenie o zgłoszeniu bez odpowiedzi oraz zamknięcie zgłoszenia, na które nikt nie zareagował. Czynności te nie wywołują skutków prawnych wobec osób, których dane dotyczą.

Jakie mają Państwo prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych?

Prawo dostępu do danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo uzyskania dostępu do swoich danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora.
Prawo do sprostowania danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora. Część danych Użytkownik może poprawić samodzielnie w ustawieniach konta.
Prawo do usunięcia danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora. W przypadku kont użytkowników usunięcie danych polega na anonimizacji danych umożliwiających identyfikację Użytkownika. Prawo to nie obejmuje danych, których dalsze przechowywanie jest niezbędne do udokumentowania wykonanych usług, rozliczeń oraz obrony przed roszczeniami.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO, m.in. kwestionowania prawidłowości danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora.
Prawo do przenoszenia danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo uzyskania od Administratora danych osobowych dotyczących Użytkownika w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, realizowane na żądanie złożone do Administratora.
Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych w przypadkach określonych w art. 21 RODO, realizowane na żądanie złożone do Administratora.
Prawo do cofnięcia zgody
W zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody, Użytkownik może ją w każdej chwili wycofać - w ustawieniach konta lub przy użyciu odnośnika umieszczonego w każdej przesyłanej wiadomości. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawo wniesienia skargi
Użytkownikom przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.