Polityka Prywatności

Poniższa Polityka Prywatności określa zasady zapisywania i uzyskiwania dostępu do danych na Urządzeniach Użytkowników korzystających z Serwisu do celów świadczenia usług drogą elektroniczną przez Administratora oraz zasady gromadzenia i przetwarzania danych osobowych Użytkowników, które zostały podane przez nich osobiście i dobrowolnie za pośrednictwem narzędzi dostępnych w Serwisie.

Poniższa Polityka Prywatności jest integralną częścią Regulaminu Serwisu, który określa zasady, prawa i obowiązki Użytkowników korzystających z Serwisu.

§1 Definicje

Serwis - system obsługi zgłoszeń serwisowych "A24 Helpdesk" działający pod adresem https://zlecenia.a24.com.pl
Administrator Serwisu / Danych - Administratorem Serwisu oraz Administratorem Danych (dalej Administrator) jest firma "A24 s.c., K. Futyma, D. Maik", prowadząca działalność pod adresem: Fabryczna 16C, 53-609 Wrocław, o nadanym numerze identyfikacji podatkowej (NIP): 8982168721, świadcząca usługi drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu
Użytkownik - osoba fizyczna, dla której Administrator świadczy usługi drogą elektroniczną za pośrednictwem Serwisu: klient zgłaszający usterkę, przedstawiciel zarządcy nieruchomości oraz pracownik Administratora obsługujący zgłoszenia
Zgłoszenie - sprawa serwisowa zarejestrowana w Serwisie wraz z całą związaną z nią korespondencją, załącznikami i protokołami wykonania usługi
Zarządca - Użytkownik zarządzający nieruchomością, którego konto posiada w Serwisie dostęp do zgłoszeń dotyczących obsługiwanych przez niego obiektów
Urządzenie - elektroniczne urządzenie wraz z oprogramowaniem, za pośrednictwem którego Użytkownik uzyskuje dostęp do Serwisu
Cookies (ciasteczka) - dane tekstowe gromadzone w formie plików zamieszczanych na Urządzeniu Użytkownika
RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
Dane osobowe - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej
Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie
Ograniczenie przetwarzania - oznacza oznaczenie przechowywanych danych osobowych w celu ograniczenia ich przyszłego przetwarzania
Profilowanie - oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się
Zgoda - zgoda osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych
Naruszenie ochrony danych osobowych - oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych
Pseudonimizacja - oznacza przetworzenie danych osobowych w taki sposób, by nie można ich było już przypisać konkretnej osobie, której dane dotyczą, bez użycia dodatkowych informacji, pod warunkiem że takie dodatkowe informacje są przechowywane osobno i są objęte środkami technicznymi i organizacyjnymi uniemożliwiającymi ich przypisanie zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej
Anonimizacja - nieodwracalny proces operacji na danych, który niszczy lub nadpisuje dane osobowe, uniemożliwiając identyfikację lub powiązanie danego rekordu z konkretnym użytkownikiem lub osobą fizyczną

§2 Inspektor Ochrony Danych

Na podstawie Art. 37 RODO, Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych, w tym danych osobowych, należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

§3 Rodzaje plików Cookies

Serwis wykorzystuje wyłącznie własne pliki Cookies, niezbędne do jego prawidłowego działania. Serwis nie umieszcza na Urządzeniu Użytkownika plików Cookies pochodzących od podmiotów trzecich.

Cookies sesyjne - pliki zamieszczane i odczytywane z Urządzenia Użytkownika przez Serwis podczas jednej sesji danego Urządzenia. Po zakończeniu sesji pliki są usuwane z Urządzenia Użytkownika.
Cookies trwałe - pliki zamieszczane i odczytywane z Urządzenia Użytkownika przez Serwis do momentu ich ręcznego usunięcia lub upływu terminu ich ważności. Serwis stosuje je wyłącznie w ramach funkcji zapamiętania zalogowania na Urządzeniu Użytkownika.

§4 Bezpieczeństwo składowania danych

Mechanizmy składowania i odczytu plików Cookie - Mechanizmy składowania, odczytu i wymiany danych pomiędzy plikami Cookies zapisywanymi na Urządzeniu Użytkownika a Serwisem są realizowane poprzez wbudowane mechanizmy przeglądarek internetowych i nie pozwalają na pobieranie innych danych z Urządzenia Użytkownika lub danych innych witryn internetowych, które odwiedzał Użytkownik, w tym danych osobowych ani informacji poufnych.
Zawartość plików Cookie - Zastosowane przez Administratora pliki Cookie są bezpieczne dla Urządzeń Użytkowników i nie zawierają skryptów, treści lub informacji mogących zagrażać bezpieczeństwu danych osobowych lub bezpieczeństwu Urządzenia, z którego korzysta Użytkownik. Dane sesji Użytkownika przechowywane są po stronie serwera, a w pliku Cookie zapisywany jest wyłącznie jej identyfikator.
Kontrola plików Cookie
- Użytkownik może w dowolnym momencie samodzielnie zmienić ustawienia dotyczące zapisywania, usuwania oraz dostępu do danych zapisanych plików Cookies przez każdą witrynę internetową.
- Ograniczenie lub wyłączenie plików Cookies uniemożliwia zalogowanie się do Serwisu i korzystanie z jego funkcji.
- Użytkownik może w dowolnym momencie usunąć wszelkie zapisane do tej pory pliki Cookie, korzystając z narzędzi Urządzenia, za pośrednictwem którego korzysta z usług Serwisu.
Zagrożenia po stronie Użytkownika - Administrator stosuje wszelkie możliwe środki techniczne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych umieszczanych w plikach Cookie. Należy jednak zwrócić uwagę, że zapewnienie bezpieczeństwa tych danych zależy od obu stron, w tym od działań Użytkownika. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za przechwycenie tych danych, podszycie się pod sesję Użytkownika lub ich usunięcie na skutek świadomej lub nieświadomej działalności Użytkownika, wirusów, koni trojańskich i innego oprogramowania szpiegującego, którym może być lub było zainfekowane Urządzenie Użytkownika.
Połączenie z Serwisem - Cała komunikacja pomiędzy Urządzeniem Użytkownika a Serwisem odbywa się wyłącznie połączeniem szyfrowanym (HTTPS).
Przechowywanie danych osobowych - Administrator zapewnia, że dokonuje wszelkich starań, by przetwarzane dane osobowe wprowadzone dobrowolnie przez Użytkowników były bezpieczne, dostęp do nich był ograniczony i realizowany zgodnie z ich przeznaczeniem i celami przetwarzania. Dostęp do zgłoszeń jest ograniczony uprawnieniami przypisanymi do konta Użytkownika. Administrator zapewnia także, że dokonuje wszelkich starań w celu zabezpieczenia posiadanych danych przed ich utratą, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń fizycznych i organizacyjnych, w tym regularnych kopii zapasowych.
Przechowywanie haseł - Administrator oświadcza, że hasła przechowywane są wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu kryptograficznego, przy użyciu aktualnych standardów w tym zakresie. Odtworzenie hasła ze skrótu przechowywanego w Serwisie jest praktycznie niemożliwe. Administrator nie zna haseł Użytkowników i nie przesyła ich drogą elektroniczną.
Rejestr zdarzeń - W celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu Administrator prowadzi dziennik zdarzeń, w którym zapisywane są operacje wykonywane na kontach i zgłoszeniach wraz z adresem IP oraz identyfikatorem przeglądarki Użytkownika.

§5 Cele, do których wykorzystywane są pliki Cookie

Umożliwienie zalogowania do Serwisu i utrzymanie sesji zalogowanego Użytkownika
Zabezpieczenie formularzy przed atakami typu CSRF
Zapamiętanie zalogowania na Urządzeniu Użytkownika (funkcja „zapamiętaj mnie”)
Zapamiętanie ustawień widoku list zgłoszeń wybranych przez Użytkownika

Serwis nie wykorzystuje plików Cookie do celów marketingowych, remarketingowych, reklamowych, afiliacyjnych ani statystycznych. Wszystkie stosowane pliki Cookie są niezbędne do świadczenia usługi żądanej przez Użytkownika.

§6 Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe podane przez Użytkowników są przetwarzane w następujących celach:

Przyjmowanie, rozpatrywanie i realizacja zgłoszeń serwisowych, w tym umawianie i dokumentowanie wizyt serwisowych
Prowadzenie konta Użytkownika w Serwisie i udostępnianie historii jego zgłoszeń
Prowadzenie korespondencji w sprawie zgłoszenia, również za pośrednictwem poczty elektronicznej
Sporządzanie i udostępnianie protokołów wykonania usługi
Udostępnianie zgłoszeń dotyczących danego obiektu Zarządcy tego obiektu
Wysyłanie powiadomień o zmianach w zgłoszeniach przypisanych do konta Użytkownika - wyłącznie na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody
Rozpatrywanie reklamacji oraz dochodzenie i obrona przed roszczeniami
Wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przepisów podatkowych i o rachunkowości
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu i danych w nim zgromadzonych

§7 Pliki Cookies Serwisów zewnętrznych

Serwis nie wykorzystuje skryptów, komponentów webowych ani plików Cookies pochodzących od podmiotów trzecich. W Serwisie nie działają narzędzia analityczne, reklamowe, afiliacyjne ani wtyczki serwisów społecznościowych. Żadne dane o Użytkowniku nie są przekazywane do takich podmiotów.

§8 Rodzaje gromadzonych danych

Dane gromadzone przy zakładaniu i prowadzeniu konta:

Imię i nazwisko lub nazwa
Login
Adres e-mail
Nazwa firmy oraz adres
Avatar oraz pieczątka imienna i podpis do odpowiedzi - wyłącznie w przypadku kont pracowników Administratora
Data akceptacji regulaminu i polityki prywatności oraz informacja o udzielonej zgodzie na powiadomienia
Data ostatniej wizyty w Serwisie

Dane gromadzone w ramach zgłoszenia serwisowego:

Imię i nazwisko oraz adres e-mail osoby zgłaszającej
Adres nieruchomości lub instalacji, której dotyczy zgłoszenie
Treść zgłoszenia i całej związanej z nim korespondencji
Załączniki dodane przez Użytkownika lub pracownika Administratora, w tym dokumentacja fotograficzna
Dane zawarte w protokole wykonania usługi, w tym imię i nazwisko oraz podpis osoby odbierającej usługę, złożony na ekranie Urządzenia
Adres IP, z którego zarejestrowano zgłoszenie (zbierany automatycznie)

Dane gromadzone w zgłoszeniach przesłanych pocztą elektroniczną:

Adres e-mail nadawcy, temat i treść wiadomości oraz jej załączniki
Techniczne nagłówki wiadomości, służące powiązaniu odpowiedzi z właściwym zgłoszeniem

Dane gromadzone automatycznie w dzienniku zdarzeń:

Adres IP oraz identyfikator przeglądarki (user agent)
Rodzaj wykonanej operacji, jej data oraz konto, które ją wykonało

Dane zapisywane w dzienniku zdarzeń są powiązane z kontem Użytkownika i stanowią dane osobowe. Serwis nie prowadzi statystyk odwiedzin ani nie gromadzi danych o zachowaniu Użytkownika w Serwisie w celach analitycznych.

§9 Dostęp do danych osobowych przez podmioty trzecie

Dane gromadzone w ramach świadczonych usług nie są przekazywane ani odsprzedawane podmiotom trzecim w celach marketingowych.

Odbiorcami danych mogą być:

Pracownicy i współpracownicy Administratora obsługujący zgłoszenia, w zakresie wynikającym z nadanych im uprawnień
Użytkownicy zarządzający nieruchomością - w zakresie zgłoszeń dotyczących obiektów, którymi zarządzają, zgodnie z uprawnieniami nadanymi ich kontom
Podmioty odpowiedzialne za utrzymanie infrastruktury technicznej Serwisu, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych
Podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa

Powierzenie przetwarzania danych osobowych - hosting

Administrator w celu prowadzenia Serwisu korzysta z usług zewnętrznego dostawcy infrastruktury serwerowej. Wszelkie dane gromadzone i przetwarzane w Serwisie są przechowywane w infrastrukturze zlokalizowanej na terenie Unii Europejskiej. Istnieje możliwość dostępu do danych wskutek prac serwisowych realizowanych przez personel usługodawcy. Dostęp do tych danych reguluje umowa zawarta pomiędzy Administratorem a usługodawcą.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych - poczta elektroniczna

Administrator w celu wysyłania i odbierania korespondencji związanej ze zgłoszeniami korzysta z usług zewnętrznego dostawcy poczty elektronicznej. Treść wiadomości oraz adresy e-mail Użytkowników są przechowywane i przetwarzane w infrastrukturze tego usługodawcy, zlokalizowanej na terenie Unii Europejskiej.

§10 Sposób przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Dane osobowe nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani do profilowania.
Dane osobowe nie są odsprzedawane podmiotom trzecim.
Serwis nie przekazuje żadnych danych do zewnętrznych narzędzi analitycznych ani reklamowych.

§11 Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Serwis gromadzi i przetwarza dane Użytkowników na podstawie:

Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
- art. 6 ust. 1 lit. a
  osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów - dotyczy powiadomień e-mail o zmianach w zgłoszeniach
- art. 6 ust. 1 lit. b
  przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy - dotyczy realizacji zgłoszenia serwisowego i prowadzenia konta
- art. 6 ust. 1 lit. c
  przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze - dotyczy obowiązków podatkowych i o rachunkowości
- art. 6 ust. 1 lit. f
  przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią - dotyczy dochodzenia i obrony przed roszczeniami oraz zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu
Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000)
Ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. 2004 nr 171 poz. 1800)
Ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2002 nr 144 poz. 1204)

§12 Okres przetwarzania danych osobowych

Dane konta Użytkownika - przechowywane przez okres posiadania konta w Serwisie. Po usunięciu konta dane umożliwiające identyfikację Użytkownika są usuwane lub anonimizowane w terminie do 30 dni, z zastrzeżeniem punktów poniżej.
Zgłoszenia serwisowe, korespondencja i protokoły - przechowywane przez okres współpracy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z wykonanej usługi, nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku, w którym zgłoszenie zostało zamknięte. Dokumentacja stanowiąca podstawę rozliczeń przechowywana jest przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Zgoda na powiadomienia - dane przetwarzane do momentu wycofania zgody. Zgodę można w każdej chwili zmienić w ustawieniach konta lub przy użyciu odnośnika umieszczonego w każdej przesyłanej wiadomości.
Dziennik zdarzeń - wpisy przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu oraz wykazania prawidłowości realizacji zgłoszeń.
Kopie zapasowe - dane usunięte z Serwisu mogą pozostawać w kopiach zapasowych do czasu ich nadpisania zgodnie z przyjętym harmonogramem tworzenia kopii.

Wyjątek od powyższych terminów stanowi sytuacja wymagająca zabezpieczenia prawnie uzasadnionych celów dalszego przetwarzania danych przez Administratora, w szczególności w przypadku naruszenia lub podejrzenia naruszenia zapisów regulaminu Serwisu przez Użytkownika.

§13 Prawa Użytkowników związane z przetwarzaniem danych osobowych

Użytkownikom przysługują następujące prawa:

Prawo dostępu do danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo uzyskania dostępu do swoich danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora.
Prawo do sprostowania danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora. Część danych Użytkownik może poprawić samodzielnie w ustawieniach konta.
Prawo do usunięcia danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora. W przypadku kont użytkowników usunięcie danych polega na anonimizacji danych umożliwiających identyfikację Użytkownika. Administrator zastrzega sobie prawo wstrzymania realizacji żądania usunięcia danych w celu ochrony prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności gdy Użytkownik dopuścił się naruszenia Regulaminu albo gdy dane są niezbędne do udokumentowania wykonanej usługi lub do rozliczeń.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach wskazanych w art. 18 RODO, m.in. kwestionowania prawidłowości danych osobowych, realizowane na żądanie złożone do Administratora.
Prawo do przenoszenia danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo uzyskania od Administratora danych osobowych dotyczących Użytkownika w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, realizowane na żądanie złożone do Administratora.
Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Użytkownikom przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych w przypadkach określonych w art. 21 RODO, realizowane na żądanie złożone do Administratora.
Prawo do cofnięcia zgody
W zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody, Użytkownik może ją w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Prawo wniesienia skargi
Użytkownikom przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

§14 Kontakt do Administratora

Z Administratorem można skontaktować się w jeden z poniższych sposobów:

Adres pocztowy - A24 s.c., K. Futyma, D. Maik, Fabryczna 16C, 53-609 Wrocław
Adres poczty elektronicznej - biuro@a24.com.pl
Połączenie telefoniczne - (71) 716 44 42
Formularz kontaktowy - dostępny pod adresem: www.a24.com.pl/kontakt

§15 Wymagania Serwisu

Ograniczenie zapisu i dostępu do plików Cookie na Urządzeniu Użytkownika uniemożliwia zalogowanie się do Serwisu i korzystanie z jego funkcji.
Administrator nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowo działające funkcje Serwisu w przypadku, gdy Użytkownik ograniczy w jakikolwiek sposób możliwość zapisywania i odczytu plików Cookie.

§16 Linki zewnętrzne

W treści zgłoszeń oraz w załącznikach dodawanych przez Użytkowników mogą znajdować się odnośniki do witryn zewnętrznych, z którymi Administrator nie współpracuje. Linki te oraz strony lub pliki pod nimi wskazane mogą być niebezpieczne dla Urządzenia Użytkownika lub stanowić zagrożenie bezpieczeństwa jego danych. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za zawartość znajdującą się poza Serwisem.

§17 Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności bez konieczności informowania o tym Użytkowników w zakresie stosowania i wykorzystywania danych anonimowych lub stosowania plików Cookie.
Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w zakresie przetwarzania danych osobowych, o czym poinformuje Użytkowników posiadających konta użytkownika za pośrednictwem poczty elektronicznej w terminie do 7 dni od zmiany zapisów. Dalsze korzystanie z usług oznacza zapoznanie się i akceptację wprowadzonych zmian Polityki Prywatności. W przypadku, w którym Użytkownik nie będzie się zgadzał z wprowadzonymi zmianami, ma prawo żądać usunięcia swojego konta z Serwisu.
Wprowadzone zmiany w Polityce Prywatności będą publikowane na tej podstronie Serwisu.
Wprowadzone zmiany wchodzą w życie z chwilą ich publikacji.