Regulamin Serwisu

Niniejszy Regulamin określa zasady funkcjonowania i użytkowania Serwisu oraz zakres praw i obowiązków Usługobiorców i Usługodawcy związanych z korzystaniem z Serwisu.

Integralną częścią Regulaminu są Polityka Prywatności oraz Obowiązek informacyjny RODO, które określają zakres, cele i zasady przetwarzania danych osobowych w Serwisie.

I. Pojęcia ogólne

• Regulamin - niniejszy regulamin

• Serwis - system obsługi zgłoszeń serwisowych "A24 Helpdesk", działający pod adresem https://zlecenia.a24.com.pl

• Usługodawca - firma "A24 s.c., K. Futyma, D. Maik" z adresem siedziby: Fabryczna 16C, 53-609 Wrocław, NIP: 8982168721

• Usługobiorca - każda osoba fizyczna posiadająca Konto w Serwisie lub kontaktująca się z Usługodawcą za jego pośrednictwem

• Konto - zbiór danych i uprawnień przypisanych Usługobiorcy, umożliwiający korzystanie z Serwisu po zalogowaniu

• Zgłoszenie - sprawa serwisowa zarejestrowana w Serwisie wraz z całą związaną z nią korespondencją, załącznikami i protokołami

• Protokół - dokument potwierdzający wykonanie usługi serwisowej, sporządzany w Serwisie

• Zarządca - Usługobiorca zarządzający nieruchomością, którego Konto posiada dostęp do Zgłoszeń dotyczących obsługiwanych przez niego obiektów

• Komunikacja Drogą Elektroniczną - komunikacja pomiędzy stronami za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) oraz narzędzi dostępnych w Serwisie

II. Postanowienia ogólne

• Regulamin określa zasady funkcjonowania i użytkowania Serwisu oraz zakres praw i obowiązków Usługobiorców i Usługodawcy związanych z użytkowaniem Serwisu.

• Przedmiotem usług Usługodawcy jest nieodpłatne udostępnienie narzędzia w postaci Serwisu, umożliwiającego Usługobiorcom rejestrowanie Zgłoszeń serwisowych, śledzenie ich statusu, prowadzenie korespondencji w ich sprawie oraz dostęp do Protokołów i dokumentów udostępnionych przez Usługodawcę.

• Serwis jest narzędziem wewnętrznym, przeznaczonym do obsługi klientów Usługodawcy. Nie jest serwisem informacyjnym ani publicznym i nie służy do publikowania treści niezwiązanych ze Zgłoszeniami.

• Regulamin nie określa zakresu, warunków ani wynagrodzenia za usługi serwisowe wykonywane przez Usługodawcę. Wynikają one z odrębnych umów, zleceń lub ustaleń pomiędzy Usługodawcą a klientem. Nieodpłatność, o której mowa w Regulaminie, dotyczy wyłącznie dostępu do Serwisu.

• Usługodawca dokłada starań, by informacje prezentowane w Serwisie, w szczególności statusy i terminy Zgłoszeń, były aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. Informacje te mają charakter organizacyjny i nie zastępują ustaleń dokonanych bezpośrednio z Usługodawcą.

• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności z tytułu szkód poniesionych przez Usługobiorców lub osoby trzecie w związku z korzystaniem z Serwisu, w zakresie, w jakim pozwalają na to obowiązujące przepisy prawa. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie ani odpowiedzialności, której zgodnie z przepisami nie można wyłączyć wobec konsumentów.

III. Warunki używania Serwisu

• Korzystanie z Serwisu jest nieodpłatne i dobrowolne.

• Usługobiorcy mają obowiązek zapoznania się z Regulaminem oraz z Polityką Prywatności, stanowiącą jego integralną część, i muszą zaakceptować w całości ich postanowienia w celu korzystania z Serwisu.

• Usługobiorcy nie mogą wykorzystywać danych osobowych pozyskanych w Serwisie do celów innych niż związane z realizacją Zgłoszenia, w szczególności do celów marketingowych.

• Wymagania techniczne korzystania z Serwisu:

  • urządzenie z wyświetlaczem umożliwiające wyświetlanie stron internetowych,
  • połączenie z internetem,
  • dowolna przeglądarka internetowa, która wyświetla strony internetowe zgodnie ze standardami i postanowieniami Konsorcjum W3C i obsługuje strony www udostępniane w języku HTML5,
  • włączona obsługa skryptów JavaScript,
  • włączona obsługa plików Cookie,
  • w przypadku składania Zgłoszeń pocztą elektroniczną - indywidualne konto poczty elektronicznej e-mail.

• Połączenie z Serwisem odbywa się wyłącznie w formie szyfrowanej (HTTPS).

• W celu zapewnienia bezpieczeństwa Usługodawcy oraz pozostałych Usługobiorców, wszyscy Usługobiorcy korzystający z Serwisu powinni stosować się do ogólnie przyjętych zasad bezpieczeństwa w sieci.

• Zabrania się działań wykonywanych osobiście przez Usługobiorców lub przy użyciu oprogramowania:

  • bez zgody pisemnej, dekompilacji i analizy kodu źródłowego,
  • bez zgody pisemnej, powodujących nadmierne obciążenie serwera Serwisu,
  • bez zgody pisemnej, prób wykrycia luk w zabezpieczeniach Serwisu i konfiguracji serwera,
  • podejmowania prób wgrywania lub wstrzykiwania na serwer i do bazy danych kodu, skryptów i oprogramowania mogących wyrządzić szkodę oprogramowaniu Serwisu, innym Usługobiorcom lub Usługodawcy,
  • podejmowania prób wgrywania lub wstrzykiwania na serwer i do bazy danych kodu, skryptów i oprogramowania mogących śledzić lub wykradać dane Usługobiorców lub Usługodawcy,
  • podejmowania prób uzyskania dostępu do Zgłoszeń, Kont lub danych, do których Usługobiorca nie posiada uprawnień,
  • podejmowania jakichkolwiek działań mających na celu uszkodzenie, zablokowanie działania Serwisu lub uniemożliwienie realizacji celu, w jakim działa Serwis.

• W przypadku wykrycia zaistnienia lub potencjalnej możliwości zaistnienia incydentu cyberbezpieczeństwa lub naruszenia ochrony danych osobowych, Usługobiorcy w pierwszej kolejności powinni zgłosić ten fakt Usługodawcy w celu szybkiego usunięcia problemu i zabezpieczenia interesów wszystkich Usługobiorców Serwisu.

IV. Warunki oraz zasady rejestracji i prowadzenia Konta

• Korzystanie z Serwisu wymaga posiadania Konta i zalogowania się. Wyjątkiem jest złożenie Zgłoszenia pocztą elektroniczną na adres Serwisu - w takim przypadku Konto zakładane jest automatycznie na podstawie adresu nadawcy.

• Konto może zostać założone:

  • samodzielnie przez Usługobiorcę, przy użyciu formularza rejestracji,
  • przez pracownika Usługodawcy podczas przyjmowania Zgłoszenia,
  • automatycznie, na podstawie wiadomości e-mail przesłanej na adres Serwisu.

• Konto założone samodzielnie przy użyciu formularza rejestracji wymaga aktywacji przez Usługodawcę. Do czasu aktywacji zalogowanie się na Konto nie jest możliwe. Usługodawca może odmówić aktywacji Konta, jeżeli podane dane są nieprawdziwe, niekompletne lub jeżeli Usługobiorca nie jest klientem Usługodawcy.

• Rejestracja w Serwisie jest dobrowolna i nieodpłatna.

• Każdy Usługobiorca może posiadać tylko jedno Konto w Serwisie.

• Warunkiem założenia Konta jest akceptacja Regulaminu oraz Polityki Prywatności. Data akceptacji jest zapisywana w Serwisie. Usługobiorcy, których Konta zostały założone przed wprowadzeniem tego wymogu, składają oświadczenie o akceptacji przy pierwszym logowaniu.

• Zgoda na otrzymywanie powiadomień e-mail jest dobrowolna, nie warunkuje założenia Konta i może zostać w każdej chwili zmieniona w ustawieniach Konta.

• Usługobiorca zobowiązany jest podawać dane prawdziwe i aktualizować je w razie zmiany. Dane Konta Usługobiorca może samodzielnie poprawić w ustawieniach Konta.

• Dodatkowe zasady bezpieczeństwa w zakresie korzystania z Konta:

  • Zabrania się Usługobiorcom udostępniania loginu oraz hasła do swojego Konta osobom trzecim.
  • Usługodawca nie ma prawa i nigdy nie będzie żądać od Usługobiorcy hasła do Konta, ani przesyłać hasła drogą elektroniczną.
  • W razie podejrzenia, że hasło poznała osoba nieuprawniona, Usługobiorca powinien niezwłocznie je zmienić i powiadomić Usługodawcę.

• Usługodawca ma prawo zawiesić lub zablokować Konto Usługobiorcy, jeżeli Usługobiorca dopuści się naruszenia Regulaminu lub powszechnie obowiązujących przepisów prawa, działa na szkodę Usługodawcy lub innych Usługobiorców, albo jeżeli jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa. O zawieszeniu lub zablokowaniu Konta Usługobiorca zostaje poinformowany Drogą Elektroniczną.

• Konta Usługobiorców, którzy zakończyli współpracę z Usługodawcą, mogą zostać zarchiwizowane. Archiwizacja uniemożliwia zalogowanie się, nie powodując usunięcia historii Zgłoszeń.

• Usuwanie Konta:

  • Serwis nie udostępnia funkcji samodzielnego usunięcia Konta.
  • Żądanie usunięcia Konta Usługobiorca zgłasza Usługodawcy przy użyciu jednej z form kontaktu wskazanych w Regulaminie.
  • Usunięcie Konta polega na anonimizacji danych umożliwiających identyfikację Usługobiorcy, w szczególności nazwy użytkownika i adresu e-mail.
  • Usunięcie Konta nie powoduje usunięcia treści Zgłoszeń i Protokołów w zakresie, w jakim ich zachowanie jest niezbędne do udokumentowania wykonanych usług, rozliczeń oraz obrony przed roszczeniami. Szczegółowe okresy przechowywania określa Polityka Prywatności.

V. Zasady składania i obsługi Zgłoszeń

• Zgłoszenie może zostać złożone:

  • za pośrednictwem Serwisu, po zalogowaniu na Konto,
  • pocztą elektroniczną, na adres e-mail Serwisu,
  • telefonicznie lub osobiście - w takim przypadku Zgłoszenie rejestruje w Serwisie pracownik Usługodawcy.

• Zgłoszenie powinno zawierać temat, opis sprawy, adres nieruchomości lub instalacji, której dotyczy, oraz dane kontaktowe umożliwiające ustalenie szczegółów. Do Zgłoszenia można dołączyć załączniki, w szczególności dokumentację fotograficzną.

• Każde Zgłoszenie otrzymuje niepowtarzalny numer. Numer ten należy podawać w korespondencji dotyczącej sprawy.

• Korespondencja prowadzona jest w Serwisie. Odpowiedź na wiadomość e-mail wysłaną przez Serwis zostaje automatycznie dołączona do tego samego Zgłoszenia.

• Zgłoszeniu nadawany jest status, priorytet oraz osoba odpowiedzialna za jego realizację. Usługodawca może zmienić dział obsługujący Zgłoszenie oraz osoby do niego przypisane.

• Terminy widoczne w Serwisie mają charakter planowany i mogą ulec zmianie, w szczególności z przyczyn niezależnych od Usługodawcy. O zmianie terminu Usługobiorca jest informowany w Zgłoszeniu.

• Zgłoszenie, na które Usługobiorca nie odpowiada przez 14 dni, zostaje oznaczone ostrzeżeniem o zbliżającym się zamknięciu, a po kolejnych 7 dniach braku reakcji jest zamykane automatycznie. Terminy te mogą zostać zmienione przez Usługodawcę. Zamknięcie Zgłoszenia nie pozbawia Usługobiorcy prawa do ponownego zgłoszenia tej samej sprawy.

• Po wykonaniu usługi Usługodawca może sporządzić Protokół. Podpis osoby odbierającej usługę może zostać złożony na ekranie urządzenia. Protokół jest dostępny w Serwisie i może zostać przesłany na adres e-mail Usługobiorcy.

• Konta Zarządców posiadają dostęp do Zgłoszeń dotyczących obiektów, którymi zarządzają, w tym do Zgłoszeń złożonych przez innych Usługobiorców dotyczących tych obiektów.

• Serwis umożliwia obsługę przeglądów okresowych. Zgłoszenia dotyczące takich przeglądów mogą być tworzone automatycznie, przed zbliżającym się terminem.

• Serwis nie służy do zgłaszania awarii wymagających natychmiastowej interwencji. W takich przypadkach należy skontaktować się z Usługodawcą telefonicznie.

VI. Powiadomienia i ogłoszenia

• Serwis informuje Usługobiorców o zdarzeniach dotyczących ich Zgłoszeń przy użyciu powiadomień widocznych po zalogowaniu oraz, za zgodą Usługobiorcy, wiadomości e-mail.

• Zgoda na otrzymywanie powiadomień e-mail dotyczących Zgłoszeń przypisanych do Konta jest dobrowolna. Można ją w każdej chwili wycofać w ustawieniach Konta lub przy użyciu odnośnika umieszczonego w każdej przesłanej wiadomości.

• Niezależnie od powyższej zgody Usługodawca przesyła wiadomości niezbędne do realizacji Zgłoszenia i obsługi Konta, w szczególności potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia, informację o aktywacji Konta, odnośnik do ustawienia hasła oraz Protokół. Wiadomości te nie mają charakteru marketingowego.

• Usługodawca może przesyłać Usługobiorcom ogłoszenia dotyczące działania Serwisu, organizacji pracy oraz realizacji usług.

• Serwis nie służy do przesyłania treści marketingowych podmiotów trzecich. Usługodawca nie udostępnia adresów e-mail Usługobiorców w celach marketingowych.

VII. Treści umieszczane przez Usługobiorców

• Usługobiorcy umieszczają w Serwisie wyłącznie treści i załączniki związane ze Zgłoszeniami.

• Warunki umieszczania treści przez Usługobiorców w Serwisie:

  • Zabrania się umieszczania w Serwisie treści obraźliwych lub oszczerczych względem Usługodawcy, pozostałych Usługobiorców oraz osób i podmiotów trzecich.
  • Zabrania się umieszczania w Serwisie materiałów tekstowych, graficznych, audiowizualnych, skryptów, programów i innych utworów, do których Usługobiorca nie posiada praw lub licencji.
  • Zabrania się umieszczania w Serwisie treści wulgarnych, pornograficznych, erotycznych i niezgodnych z polskim i europejskim prawem, a także odnośników do stron zawierających wskazane treści.
  • Zabrania się umieszczania w Serwisie plików zawierających złośliwe oprogramowanie, skryptów i programów nadmiernie obciążających serwer oraz oprogramowania służącego do naruszania zabezpieczeń.
  • Zabrania się umieszczania w Serwisie treści marketingowych i reklamujących inne serwisy komercyjne, produkty, usługi czy komercyjne strony internetowe.
  • Zabrania się umieszczania w Serwisie danych osobowych osób trzecich w zakresie szerszym niż niezbędny do realizacji Zgłoszenia, w szczególności danych dotyczących zdrowia, przekonań lub innych szczególnych kategorii danych.

• Usługobiorca ponosi odpowiedzialność za treści i załączniki, które umieszcza w Serwisie.

• Usługodawca może usunąć treści naruszające postanowienia Regulaminu, informując o tym Usługobiorcę.

VIII. Gromadzenie danych o Usługobiorcach

W celu prawidłowego świadczenia usług przez Serwis, zabezpieczenia prawnie uzasadnionego interesu Usługodawcy oraz w celu zapewnienia zgodności działania Serwisu z obowiązującym prawem, Usługodawca za pośrednictwem Serwisu gromadzi i przetwarza dane o Usługobiorcach.

Zakres, cele, sposób oraz zasady przetwarzania danych określają załączniki do Regulaminu, stanowiące jego integralną część: Polityka Prywatności oraz Obowiązek informacyjny RODO.

• Dane zbierane automatycznie:
  adres IP, identyfikator przeglądarki (user agent) oraz rodzaj i data wykonanej operacji. Dane te zapisywane są w dzienniku zdarzeń Serwisu i powiązane z Kontem Usługobiorcy.

• Dane zbierane podczas rejestracji:
  imię i nazwisko lub nazwa, login, adres e-mail, a opcjonalnie nazwa firmy i adres.

• Dane zbierane w ramach Zgłoszenia:
  treść Zgłoszenia i korespondencji, adres nieruchomości lub instalacji, załączniki oraz dane zawarte w Protokole, w tym podpis osoby odbierającej usługę.

Serwis nie korzysta z narzędzi analitycznych, reklamowych ani afiliacyjnych. W Serwisie nie działa Google Analytics ani żaden inny zewnętrzny skrypt zbierający dane o Usługobiorcach. Serwis nie prowadzi statystyk odwiedzin, nie profiluje Usługobiorców i nie zbiera danych demograficznych.

Serwis wykorzystuje wyłącznie własne pliki Cookie, niezbędne do zalogowania i utrzymania sesji Usługobiorcy.

IX. Reklamacje

• Reklamacje dotyczące działania Serwisu można składać przy użyciu jednej z form kontaktu wskazanych w Regulaminie.

• Reklamacja powinna zawierać dane umożliwiające identyfikację Usługobiorcy, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób ich rozpatrzenia.

• Usługodawca rozpatruje reklamację i udziela odpowiedzi w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.

• Reklamacje dotyczące wykonanych usług serwisowych rozpatrywane są na zasadach wynikających z odrębnej umowy lub zlecenia, a w braku takich postanowień - na zasadach ogólnych wynikających z przepisów prawa.

• Usługobiorca będący konsumentem może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń.

X. Prawa autorskie

• Właścicielem Serwisu oraz praw autorskich do Serwisu i jego oprogramowania jest Usługodawca.

• Część elementów wykorzystanych w Serwisie chroniona jest prawami autorskimi należącymi do podmiotów trzecich i wykorzystywana jest na podstawie uzyskanych licencji lub licencji darmowych.

• Zabrania się kopiowania, reprodukowania, modyfikowania i rozpowszechniania w jakiejkolwiek formie oprogramowania Serwisu oraz jego elementów graficznych bez pisemnej zgody Usługodawcy.

• Treści Zgłoszeń oraz załączniki umieszczone przez Usługobiorców pozostają własnością osób, które je umieściły. Usługodawca przetwarza je wyłącznie w celu realizacji Zgłoszenia oraz w celach wskazanych w Polityce Prywatności.

XI. Zmiany Regulaminu

• Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu działania Serwisu albo ze względów bezpieczeństwa.

• Informacja o zmianie Regulaminu przesyłana jest Drogą Elektroniczną do Usługobiorców posiadających Konto w Serwisie.

• Zmieniony Regulamin wchodzi w życie z 7-dniowym okresem przejściowym dla Usługobiorców posiadających Konta zarejestrowane przed zmianą Regulaminu.

• Usługobiorca, który nie akceptuje zmian, ma prawo żądać usunięcia Konta przed upływem okresu przejściowego. Korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

• Aktualna wersja Regulaminu publikowana jest na tej podstronie Serwisu.

XII. Postanowienia końcowe

• Usługodawca nie odpowiada, w zakresie w jakim pozwalają na to obowiązujące przepisy prawa, za treści przekazywane i publikowane w Serwisie przez Usługobiorców, za ich prawdziwość, rzetelność, autentyczność czy wady prawne.

• Usługodawca dokłada wszelkich starań, by usługi Serwisu były świadczone w sposób ciągły. Nie ponosi jednak odpowiedzialności za zakłócenia spowodowane siłą wyższą, niedozwoloną ingerencją Usługobiorców lub osób trzecich, ani działaniem zewnętrznych programów automatycznych.

• Usługodawca zastrzega sobie prawo do czasowego, całkowitego lub częściowego wyłączenia Serwisu w celu jego ulepszenia, dodania usług lub przeprowadzenia konserwacji. O planowanych przerwach Usługodawca informuje Usługobiorców z wyprzedzeniem, o ile jest to możliwe.

• Usługodawca zastrzega sobie prawo do trwałego wyłączenia Serwisu, informując o tym Usługobiorców Drogą Elektroniczną z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem i umożliwiając im uzyskanie kopii dotyczących ich danych.

• Usługodawca zastrzega sobie prawo do dokonania cesji w części lub w całości praw i obowiązków związanych z Serwisem, informując o tym Usługobiorców Drogą Elektroniczną.

• W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

• We wszelkich sprawach związanych z działalnością Serwisu należy kontaktować się z Usługodawcą, korzystając z jednej z poniższych form kontaktu:

  • Wysyłając wiadomość na adres e-mail: biuro@a24.com.pl
  • Poprzez połączenie telefoniczne z numerem: (71) 716 44 42
  • Listownie na adres: A24 s.c., K. Futyma, D. Maik, Fabryczna 16C, 53-609 Wrocław

  Kontakt przy użyciu wskazanych środków komunikacji wyłącznie w sprawach związanych z prowadzonym Serwisem.